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Por que devo controlar o estoque?

Por que devo controlar o estoque?

Para muitos o controle de estoque é só mais uma das inúmeras tarefas chatas necessárias para o funcionamento de um negócio, o que muitas vezes faz com que muitos não deem a esta atividade a importância e atenção necessárias.
O controle de estoque deve ser tratado com o máximo de importância possível, uma vez que ter controle e eficiência de logística agiliza os processos dentro da empresa. Tendo absoluto controle sobre o seu estoque pode-se evitar que problemas como a falta de um produto específico na sua loja possa ocorrer, por exemplo.
Com isso em mente, o artigo de hoje traz importantes pontos que fazem com que o controle de estoque seja tão importante para a sua empresa, assim como entregar algumas maneiras de como fazer isso.

Grandes nomes do varejo online, como a Amazon, Mercado Livre e Magazine Luiza, são mais do que ecommerces e marketplaces. São acima de tudo mestres em logística e controle de estoque. A Amazon, por exemplo, nos últimos anos vem sendo pioneira em uma série de inovações no ramo que vem sendo implementadas pelas concorrentes logo em seguida.
Você pode argumentar que a sua empresa está muito longe de se equiparar à Amazon, e que por isso existe uma diferença entre a necessidade de controle de estoque e logístico dela para a sua, e isso é verdade. Mas não é por conta disso que você deve negligenciar essas coisas ao ponto de ser a área da empresa menos eficiente, quando na verdade deveria ser o contrário.
Aliado a outras estratégias de crescimento e gestão, o controle de estoque para uma melhor eficiência logística foi um dos fatores determinantes para o crescimento das empresas que citei.

O que é um controle de estoque eficiente?

No geral, podemos definir um controle de estoque eficiente como o processo de administração de entrada e saída de produtos do depósito da sua empresa. A sua função (ou do funcionário responsável pelo depósito) é basicamente acompanhar todas as movimentações no setor para repor produtos antes que esgotem e ter um panorama dos mais vendidos e menos vendidos.
Mas não se limitando ao básico, controlar o estoque também envolve pensar em estratégias de organização e aumento de eficiência tanto dentro do depósito como na agilização dos processos da empresa como um todo.

Principais consequências da negligência relacionada ao controle de estoque

O primeiro problema que empresas que não possuem um controle de estoque eficiente é ter de lidar com mercadoria parada. Poucos problemas podem dar tanta dor de cabeça quanto mercadoria parada. Lembre-se que produtos já pagos parados em estoque são um prejuízo para o seu negócio.
É necessária uma organização na entrada e saída de mercadorias do seu estoque.
Além da mercadoria parada, um outro problema que pode ocorrer com a falta de controle de estoque é a falta de mercadorias. Manter um controle de estoque ajuda você a saber a hora correta de fazer novos pedidos aos seus fornecedores.
Deixar que faltem mercadorias no seu estabelecimento, principalmente aquelas de maior importância e que tem maior peso no volume de vendas pode não apenas te dar uma bela dor de cabeça como também um belo prejuízo.
Imagine deixar só se você deixar para fazer os pedidos mais importantes ao seu fornecedor somente quando o seu estoque daquela mercadoria se esgotar? O que aconteceria se por algum motivo o seu fornecedor estivesse com falta daquela mercadoria, acontecesse algum problema na entrega ou algum outro problema que deixasse sua empresa sem ela?
Bom, em alguns casos você pode dizer que procuraria outro fornecedor, mas acha mesmo que isso aconteceria de maneira rápida?
Esse problema inteiro da falta de mercadoria em estoque acarretaria um outro. A sua produção e/ou vendas parariam ou no mínimo ocorreriam em níveis inferiores do habitual.
E como estamos falando de problemas com efeito em cascata, você teria que lidar com perdas e/ou danos. De que tipo, você pode me perguntar.
De todo tipo, eu respondo!
Controle de estoque com uma organização que te dá todos os dados necessários para o planejamento de vendas e produção da empresa traz enormes benefícios, e evita os problemas que acabei de citar.

Quais tipos de negócio devem ter um controle de estoque?

Se o seu negócio vende alguma mercadoria, faz uso de alguma mercadoria ou distribui alguma mercadoria pelo território em que atua, é necessário um controle de estoque. Dessa maneira, apenas algumas empresas que lidam com materiais para uso próprio dentro da própria empresa podem se isentar de dar grande importância a esse setor da empresa. Nesses casos não existe um estoque, e sim um almoxarifado.
Um exemplo claro são prestadoras de serviços que não fazem uso de mercadorias para a produção de produtos ou entrega ao consumidor final.
Nos casos em que a empresa conta apenas com um almoxarifado a organização dessa área ainda não é dispensável, apenas é aplicada em menor escala e com processos diferentes.

Passo a passo do controle de estoque

A fim de que sua empresa esteja preparada para qualquer mudança e consigam manter um ambiente produtivo, é importante saber como controlar o estoque da melhor maneira possível. Veja como os passos deste artigo irão ajudá-lo a ter controle de seu estoque.
Ciente dos motivos pela qual manter sempre um controle de estoque eficiente é benéfico para todas as áreas do seu negócio é chegada a hora de aplicar essa estratégia no dia a dia da sua empresa.

  • Passo 1 – Converse com sua equipe para que todos saibam que estratégia é a mais adequada para sua empresa e ou seus clientes. Uma organização estrutural dentro da empresa se faz necessária para que todas as partes do seu negócio trabalhem em perfeita harmonia.
  • Passo 2 – Tomar conhecimento de seus objetivos para o controle de estoque dos produtos e serviços. Quem não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve, já dizia aquele gato camarada de Alice no País das Maravilhas. Por isso é importante sempre ter objetivos claros não somente no que tange o estoque da empresa e sua organização, como também em toda a sua empresa como um todo.
  • Passo 3 – Controlar o estoque de forma centralizada, com controle de todos os departamentos da empresa. Organização, essa é a palavra-chave. Mas para isso se faz necessário que se tenha a centralização das informações mais importantes relacionadas ao seu estoque em uma base de dados que não precisa ser das mais sofisticadas, precisa apenas que seja funcional. A palavrinha mágica aqui é “dados”, ou “informação”, se você preferir. O fato é que no mundo de hoje não se pode ignorar que tudo gira em torno da coleta, centralização, análise e uso de dados. O primeiro passo para a criação de um sistema de estoque inteligente é o estudo dos dados, e para nos aprofundarmos melhor nesse tema devemos antes ver o próximo passo.
  • Passo 4 – Controlar o estoque por linha de produtos com os sistemas de autenticação na frente. Não, eu não estou falando grego e posso provar! O significado disso é que você precisa simplesmente controlar o seu estoque de maneira inteligente segregando por linha de produtos, e com o uso de alguns sistemas terceirizados especializados para esse tipo de atividade.

Ok, entendi a importância do controle de estoque inteligente, mas quais tipos de ferramenta podem me ajudar nesse processo?

Falamos bastante na centralização das informações/dados para um melhor controle sobre o estoque que implica numa melhor tomada de decisões por consequência inevitável. E para fazer essa parte inteligente do trabalho que um simples caderno de anotações não é capaz de fazer, estão listadas abaixo algumas soluções inteligentes para você:

1 – A boa e velha planilha do Excel

Não dá para deixá-la de fora. A queridinha quebra galho de todo empreendedor frustrado sempre dá as caras quando precisamos. Apesar de ser uma tarefa complexa, uma planilha bem estruturada nas mãos de alguém que sabe lidar com a ferramenta pode suprir as suas necessidades quando a contratação de sistemas pagos não é tão atraente.
Suas propriedades de personalização e interatividade entre dados são perfeitas para esse caso. Se você detém apenas conhecimentos básicos da ferramenta, não precisa se preocupar em construir seu próprio modelo de planilha para controle de estoque pois o próprio excel já oferece algumas templates para isso gratuitas. Basta colocar a palavra “estoque” no campo de busca de modelos online e escolher aquele que melhor atender suas necessidades.
E para usar gratuitamente é simples, basta usar as planilhas do google.

2 – Conta Azul

Se você está disposto a investir numa ferramenta especializada que traz consigo uma série de funcionalidades premium que só se encontra aqui, a conta azul é uma forte candidata. A Conta Azul é uma empresa especializada em criar soluções para empresas, logo, não poderia faltar uma ferramenta com foco nessa dor.

Você pode solicitar um teste gratuito da ferramenta e ver se ela é de fato o que você precisa. A página oficial do sistema de controle de estoque da conta azul dá as seguintes informações sobre a ferramenta:

  • Giro de estoque
    Use o giro de estoque da Conta Azul ajuda garantir volume certo de itens para vender mais.
  • Compras
    Controle as compras de sua empresa e ganhe tempo com as integrações do Conta Azul.
  • Transportadoras
    Ganhe tempo na emissão de notas fiscais de entrada e de saída com o cadastro de transportadoras.
  • Fornecedores
    Ganhe tempo na emissão de notas fiscais de entrada e de saída com o cadastro de fornecedores.
  • Inventário de estoque
    Estoque controlado, online, para comprar e vender na hora certa.

Nas palavras da própria conta azul, podemos perceber que esta é uma ferramenta focada em todas as facetas e áreas que englobam o controle de estoque de uma empresa comum. Satisfazer tais necessidades é sem dúvidas um diferencial interessante.

3 – Linx

Considerada por muitos uma das maiores empresas de tecnologia do Brasil, eis aqui uma concorrente de peso para bater de frente com a Conta Azul. Um dos seus maiores diferenciais é o foco em abranger todas as fatias do mercado com soluções que vão desde as grandes até as pequenas empresas.
Algumas das vantagens que a Linx diz oferecer aos seus clientes no seu website são:

  • Gestão dinâmica e controle de fornecedores;
  • Automação de vendas e agilidade na entrega;
  • Operações fiscais e tributárias facilitadas;
  • Integração total entre a loja física e digital;
  • Programas de fidelização de clientes;
  • Redução de custos e aumento nos lucros;
  • Diversas opções de pagamento para o cliente;

Recomendo que faça um bom estudo sobre as soluções que você considerar utilizar dentro da sua empresa, uma vez que tomada a decisão de optar por uma ou outra solução e migrar o sistema organizacional do estoque para um padrão da ferramenta, o processo contrário de trocar de ferramenta caso a primeira escolha não se mostre ser viável no longo prazo pode dar uma bela dor de cabeça.

O que podemos concluir a partir disso tudo?

Afirmo sem sombra de dúvidas que a maior conclusão que chegamos em consenso ao fim deste artigo é que o controle de estoque é uma tarefa muito mais complexa do que a maioria das pessoas imagina. Concluímos também que as empresas que se adiantaram e pensaram em aumentar a eficiência logística dos seus negócios são hoje líderes de mercado.
Com ferramentas como as citadas acima, estaremos um passo à frente. Porém, isso ainda não é o suficiente. Precisamos sempre estar pensando em novas inovações e bolando novas ideias para aplicar dentro dos nossos negócios.
Espero que este conteúdo tenha sido de enorme ajuda para você. Produzi-lo exigiu muito trabalho e pesquisa, por isso, gostaria de pedir que você o compartilhasse com pessoas que você acredite que precisem de um novo ângulo de visão sobre essa área.
Posso contar com a sua ajuda? Que ótimo!!! 😀
Obrigado e até a próxima!

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