Por mais inovadoras e atraentes que as soluções de uma empresa sejam para o mercado, um negócio só alcança sobrevida com uma gestão financeira estratégica, que acompanhe as necessidades da empresa em cada fase do empreendedorismo.
Negligenciar este processo pode incluir o negócio em uma infeliz estatística do mercado brasileiro: por aqui, cerca de metade das pequenas empresas não ultrapassam três anos de atividade. Em um plano geral, o tempo médio de 80% dos negócios é menor que uma década.
Multas e dívidas são um dos principais vilões do fechamento de portas. É por isso que a gestão de contas a pagar é uma das ferramentas mais inteligentes para o equilíbrio nos negócios.
Trata-se do princípio contábil que, na administração econômica de uma empresa, separa todas as obrigações financeiras que o negócio precisa quitar periodicamente para manter suas operações de mercado, gerando muito mais eficiência e transparência para as contas da empresa.
Quer saber como implementar de modo eficiente a gestão de contas a pagar em sua empresa? Leia neste artigo!
O que são contas a pagar?
As contas a pagar são um compilado dos custos e despesas tanto fixos quanto variáveis para determinado período. De modo simplificado, gastos fixos são aqueles que não se alteram com a produção de mercadorias ou prestação de serviços.
Já os variáveis são aqueles intrinsecamente ligados ao volume de produção, oscilando conforme as sazonalidade do ambiente mercadológico no qual a empresa está inserida.
De modo geral, são exemplos de contas a pagar:
- Folhas de pagamento;
- Compra de equipamentos e insumos;
- Impostos e tributos a pagar;
- Aluguéis, contas de telefone, Internet, água ou energia elétrica;
- Manutenção, conservação e limpeza;
- Dentre muitos outros, a depender do ramo de atuação do negócio.
Agora que você já compreende o que são as contas a pagar, deve compreender que uma empresa precisa destacar pessoal específico para a gestão destas demandas. Este ponto focal pode ser composto por um indivíduo ou uma equipe, a depender das demandas da empresa.
Entretanto, nunca pode estar aquém da quantidade necessária, pois isso pode ocasionar o desequilíbrio financeiro dos negócios.
O que faz o setor de contas a pagar?
A equipe de contas a pagar fica responsável pela apuração e controle de todos os valores movimentados pela empresa. Diferente do que se imagina, não monitora apenas as saídas de capital ou previsão de pagamento.
Uma etapa que antecede este processo é justamente implementar métricas que ofereçam um conhecimento pleno das entradas de capital da empresa em determinado período.
Assim pode-se compor um capital de giro eficiente para a liquidação de todas as despesas do negócio sem que a empresa trabalhe com lucro zero ou fique no vermelho.
A partir disso, a equipe de contas a pagar fica responsável por estruturar metodologias de pagamento de contas, organização e gerenciamento de todas as saídas do caixa, diagnóstico da situação financeira do negócio e registro das movimentações no livro-caixa.
Em alguns casos, o setor de contas a pagar pode assumir um papel mais estratégico para os negócios, desenvolvendo projeções futuras contribuindo para a aprovação de novos investimentos.
No nível operacional, a gestão de contas a pagar envolve:
- Emissão, lançamento e classificação de Notas Fiscais;
- Acompanhamento da realização de pagamentos;
- Controle ordens de pagamento e demais operações junto aos bancos;
- Controle de baixa de títulos quitados;
- Realização de conciliação bancária, dentre outros.
Como fazer uma gestão de contas a pagar eficiente?
Agora que você já compreende do que se trata o conceito de contas a pagar e qual a função deste setor em uma empresa, confira quais os principais ponto a se atentar para implementá-lo de modo eficiente em sua empresa.
Desenvolva controle de fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta que controla todas as entradas e saídas de recursos monetários da empresa durante determinado período.
Além de exercer este papel, o fluxo de caixa identifica as fontes pagadoras, as despesas de maior custo para o negócio e cria uma previsão de recebimento e gastos, além de demonstrar a produtividade de cada setor.
Ainda, a implementação de um capital de giro eficiente só é possível com um controle eficiente do fluxo de caixa, sendo esta uma ferramenta fundamental na gestão de contas a pagar.
Estabeleça um calendário de pagamentos
A pontualidade na liquidação de despesas do negócio é fundamental no controle de contas a pagar. Afinal, da mesma forma que o atraso pode gerar multas, juros, bloqueio de serviços e outros prejuízos ao negócio, o pagamento realizado antes do momento ideal vaziar o capital de giro.
Este tipo de situação pode deixar a empresa sem reservas de segurança para imprevistos ou comprometer o cumprimento de outras obrigações. Estabeleça um calendário de pagamentos para monitorar os processos
Faça análises do índice de liquidez
O índice de liquidez dá base para que o gestor planeje as operações necessárias para o para liquidar todas suas dívidas, mantendo as contas no azul para o período.
Isso é feito ao criar uma relação entre os passivos e os ativos de curto prazo da empresa, conferindo mais efetividade para o controle de contas a pagar.
Seu cálculo pode ser obtido pela seguinte fórmula:
- Liquidez corrente = ativo circulante ÷ passivo circulante.
Resultados acima de 1, indicam que há um equilíbrio entre ativos e passivos. Abaixo deste índice, significa a necessidade de revisão do planejamento, como corte de gastos e adoção de estratégias para aumentar a receita
Por fim, com estes procedimentos alinhados e acontecendo de modo organizado, fica fácil para sua equipe financeira estabelecer relatórios que demonstrem o desempenho econômico da empresa
Qual a importância da gestão de contas a pagar?
Uma gestão de contas a pagar eficiente garante saldos positivos, compliance fiscal e fôlego financeiro para investimentos em melhoria e expansão dos negócios.
Mitigando problemas como dívidas, multas, desorganização financeira sem, para tanto, comprometer o tempo da gestão que pode se focar em atividades mais estratégicas para o posicionamento da marca.
Algumas das principais vantagens são:
- Diminuição de Custos;
- Otimização de Tempo;
- Pontualidade no pagamento de despesas;
- Mais organização administrativo-financeira;
- Aumento da confiabilidade entre stakeholders, dentre outros.
Agora que você sabe como é importante fazer uma gestão de forma eficiente de suas contas a pagar, conte com o suporte de especialistas no assunto!
Conte com o suporte da Essencial Contabilidade!
Somos uma contabilidade situada na cidade de São Paulo. Agrupamos as metodologias tradicionais e aperfeiçoadas ao longo dos anos com a eficiência, dinamismo e precisão das tecnologias digitais para oferecer suporte que você precisa, com rapidez e profissionalismo.
Nossa empresa é especializada em áreas como abertura e regularização de empresas, contabilidade para prestadores de serviços, para comércios, terceirização completa de serviços contábeis para seu negócio e muito mais!
Conhecemos as demandas dos setores que atendemos em detalhes. Sabemos tudo o que sua empresa precisa para a melhor gestão das contas a pagar, com controle de custos e organização, organização e estratégia.
Entre em contato e conheça nossas soluções!
Gostou deste artigo? Navegue em nosso blog e nos siga nas redes sociais para encontrar mais conteúdos como este!
Complemente seu conhecimento em finanças: Indicadores contábeis e financeiros: qual a sua importância?
