Uma das grandes questões que vira motivo de preocupação de quem tem um negócio, principalmente quando ele ainda está amadurecendo, é quanto a emissão de notas fiscais. Não faltam dúvidas sobre a obrigatoriedade da emissão desse documento e se existe uma hora certa para começar a fazer isso.
Mas para sanar todas essas dúvidas e de quebra ainda solucionar outras que você possa ter futuramente, hoje o artigo trará um panorama geral a respeito da emissão de notas fiscais, se é uma atividade obrigatória, as implicações que elas podem trazer para você e sua empresa e muito mais.
Portanto, se você não quer ficar para trás e prefere estar a par de tudo relacionado com a parte contábil e fiscal do seu negócio, veio ao blog certo para isso. Continue comigo e vamos descobrir se é obrigatória a emissão de notas fiscais, e se sim, quando e como você deve fazer isso para ficar bem na fita com o leão da receita 😉
Vamos começar respondendo à pergunta mais básica de todas, o que de fato é uma nota fiscal? Bom, ela é nada mais que um documento que tem como objetivo registrar as vendas da sua empresa. Todas as vezes que uma venda é efetuada é a nota fiscal que irá atestar aos órgãos reguladores que ela de fato foi feita, para quem, a qual valor e demais informações importantes sobre a transação.
Sempre que a sua empresa receber um pagamento, é seu dever emitir a nota fiscal e entregá-la ao cliente. Inclusive nos casos em que a pessoa não quiser fornecer os dados para a emissão da nota, ainda é sua obrigação o fazer. Talvez você esteja se perguntando se é possível fazer isso, e a resposta é sim. Porém, não em todas as regiões do país, pois somente algumas permitem a emissão da nota fiscal sem os dados do cliente.
Nos casos em que essa opção não estiver disponível, a recomendação é entrar em contato com a prefeitura para saber o que fazer nesses casos.
Mas e quanto à obrigatoriedade? Todos somos obrigados a emitir nota fiscal? A resposta para essa pergunta é: quase todos. Alguns casos bem específicos ficam isentos de emitir notas fiscais. Isso algumas vezes pode depender do estado e cidade em que sua empresa está sediada, por isso vale a pena entrar em contato com a prefeitura também ou uma contabilidade local para saber mais a respeito.
Mas vamos às exceções que já podemos adiantar desde já que estão isentas da obrigatoriedade. Os advogados são um exemplo que está isento desta responsabilidade, a não ser que o próprio município faça essa exigência, o que não é muito comum.
Outros exemplos são contadores. Tanto os advogados quanto os contadores são desobrigados de emitir nota fiscal, mas devem formalizar a sua receita de outras maneiras. E por fim, um último exemplo que geralmente está isento de emitir notas fiscais são os MEIs (Microempreendedores Individuais).
No entanto, todos esses casos citados possuem uma exceção da exceção, se é que você me entende. Pois mesmo com essa isenção, ela só serve para clientes PF (pessoa física). Isso quer dizer que quando houver a prestação de serviços para pessoas jurídicas (PJ) a emissão de nota fiscal é necessária, exceto para os MEIs nos casos em que a outra pessoa jurídica emitir nota fiscal de entrada.
Como vimos, esse é um assunto cheio de regras e exceções. Por isso é altamente recomendado consultar a prefeitura sobre quais as regras que ela aplica no município quanto à atividade que você irá exercer.
Por que é importante emitir nota fiscal?
Já meio que falamos sobre isso antes, mas agora vamos a uma resposta mais detalhada.
Para regularizar todos os tributos em relação ao Fisco, pois assim os órgãos encarregados dessa responsabilidade terão mais informações e controle sobe os tributos pagos por você a eles. A emissão de nota fiscal, além disso, certifica que as mercadorias são legalizadas e registradas e que a sua empresa está agindo dentro da lei.
Emitir nota fiscal passa maior credibilidade e dá uma segurança maior aos seus clientes, é algo vantajoso para eles que irão adquirir produtos de qualidade e para você que ganhará maior confiabilidade. Além disso, se você possui um contador na sua empresa isso ajudará e muito no trabalho dele de fechar as contas ao final do mês já que lá estão diversas informações contábeis úteis ao seu trabalho.
Com a contabilidade fiscal pronta com maior agilidade fica mais fácil para você criar planos e estratégias de negócios para aumentar sua receita, mercado e número de clientes.
Quais são os tipos de nota fiscal?
De acordo com a atividade econômica exercida pela empresa, podem haver diferentes tipos de nota fiscal para cada caso específico. No total são 13, mas não precisa se assustar com esse número por provavelmente algumas dessas você nunca precisará emitir.
Segue abaixo a lista dos 13 tipos de nota fiscal:
- NF-e | Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias
- CT-e | Conhecimento de Transporte Eletrônico
- NFS-e | Nota Fiscal Eletrônica de Serviços
- NFC-e | Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
- CF-e | Cupom Fiscal Eletrônico
- MF-e | Módulo Fiscal Eletrônico
- MDF-e | Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
- NFAe | Nota Fiscal Avulsa
- Nota Fiscal Complementar
- Nota Fiscal Denegada
- Nota Fiscal Rejeitada
- Nota Fiscal de Exportação
- Nota Fiscal de Remessa
E para a alegria de todos nós, hoje em dia não há a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal física. Geralmente somente a nota fiscal eletrônica certa para a sua empresa já resolve o problema.
Tá, mas como gerar notas fiscais?
Gerar ou emitir notas fiscais não é uma coisa de outro mundo, além de que existem soluções que agilizam todo esse processo hoje em dia. Com a chegada da nota fiscal eletrônica então a facilidade tornou-se ainda maior, pois agora não há mais a necessidade de imprimir cada nota.
A possibilidade de emitir notas fiscais eletrônicas dá ainda a possibilidade de automação desse processo por softwares de emissão, o que acaba dando a você ganho de escala. Geralmente é disponibilizado pela própria prefeitura o acesso a um sistema próprio de emissão de notas fiscais, mas em alguns casos isso pode ser um pouco burocrático e demorado.
A depender do seu negócio, o lugar onde atua e a escalabilidade do seu negócio pode ser interessante utilizar alguma ferramenta de sistema automático de emissão de nota fiscal. Alguns bem conhecidos hoje em dia no mercado são o enotas, omie e até mesmo um sistema que a própria Sebrae também disponibiliza, este último sendo gratuito.
Para quem tem um alto volume de vendas e clientes e ainda quer escalar ainda mais é extremamente necessário automatizar vários setores do negócio. Este é apenas mais um deles.
O que é necessário ter para começar a emitir notas fiscais?
O primeiro passo de todos é descobrir qual o tipo de nota que você terá que emitir. Como vimos anteriormente, existem diferentes tipos de nota fiscal e cada uma delas é específica para cada caso. A NF-e, por exemplo, é para produtos e mercadorias, a NFS-e é para a prestação de serviços e a NFC-e se aplica para vendas diretas ao consumidor através do varejo.
As atividades que a sua empresa exerce é que irão definir qual ou quais tipos de nota você terá de emitir, por isso novamente digo que em caso de dúvidas, o ideal é procurar ajuda profissional.
Depois de ter certeza dos tipos de nota fiscal que você irá precisar emitir, é necessário fazer o seu cadastro no governo. Para emitir notas é preciso se credenciar nos órgãos competentes da sua cidade e estado, que podem variar a depender da atividade.
Para emitir a NF-e será necessário um cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. Já para emitir NFS-e o cadastro deve ser feito na prefeitura do seu município. A boa notícia é que na maioria dos casos esses cadastros podem ser feitos através da internet, salvo raras exceções.
Entre os documentos necessários estão o contrato social da empresa e documentos pessoais do responsável (CPF e RG), mas podendo variar de cidade para cidade e de estado para estado. Feito o cadastro, você receberá uma senha para acessar o sistema gerador de notas.
Com isso o próximo passo é adquirir um certificado digital, que é usado na maioria dos casos para garantir validade jurídica das notas fiscais eletrônicas. O funcionamento dele é semelhante ao de uma assinatura digital que permite que você tenha acesso aos sistemas do governo e garante a autenticidade das transações.
Algumas autoridades certificadoras onde você pode adquirir o seu certificado digital e que são credenciadas pela ICP-Brasil são a Serasa Experian, Receita Federal e a Caixa Econômica Federal. Entre as opções disponíveis de certificados estão o e-CNPJ e NF-e.
Empresas prestadoras de serviço não tem a obrigação de utilizar o certificado digital para emitir notas fiscais eletrônicas de serviço (NFS-e), pois podem fazer isso com a senha web. Os certificados digitais são obrigatórios apenas para emitir NF-e.
Com todos esses passos completos, só resta mais uma coisa para emitir as suas notas fiscais. Como disse antes, você pode utilizar o que é disponibilizado pela própria SEFAZ ou o do Sebrae, ambos gratuitos. Porém, nem sempre essas são as melhores opções para todos os negócios, por isso vale a pena analisar o que ferramentas como o enotas ou o omie podem oferecer e julgar se vale a pena o investimento.
Essa agora já é uma escolha tomada única e exclusivamente por você, baseada no seu negócio e no seu momento atual. Tendo escolhido qual ferramenta utilizar, agora é apenas fazer o seu cadastro na ferramenta que utilizou, ou simplesmente sair começar a emiti-las caso use uma das opções gratuitas que podem não solicitar um cadastro inicial.
Vale a pena pesquisar tutoriais sobre como a ferramenta da sua escolha funciona.
Tá, mas quais as consequências de não emitir nota fiscal?
Mas afinal, o que o “simples” ato de não emitir notas fiscais pode trazer de problemas a você e ao seu negócio?
Bom, o que pode acontecer é que você e a sua empresa podem ser acusados de crime de sonegação de impostos. E em um país onde os impostos são levados tão a sério, vai por mim, é uma péssima ideia deixar que isso aconteça. Apesar de isso ser um problema para o governo que deixa de arrecadar R$ 417 bilhões todos os anos por crimes de sonegação, sabemos que o lado mais fraco da corda sempre perde.
E nesse cabo de guerra, não tem quem consiga vencer o estado e seu leão da receita. Por isso vale muito mais a pena pagar os impostos regularmente e emitir as notas fiscais da maneira correta para atestar o real faturamento da sua empresa e assim ter noites mais tranquilas de sono.
As multas por sonegação de impostos ao não emitir notas fiscais podem variar entre 10% a 100% sobre o valor de cada nota contestada. Já multas sobre a não emissão de maneira intencional corresponde a 75% do valor de cada nota que tenha sido omitida, e inclusive a emissão das notas com informações erradas também é passível de multa, equivalendo a 20% do seu valor.
Não sendo isso o bastante, as multas são cumulativas e ainda há a presença de juros que deixam essa dívida ainda mais assustadora.
Além dos benefícios já citados da emissão regular das notas fiscais, ter uma empresa, que anda dentro dos limites da lei permitem a você alçar voos maiores do que pode imaginar, além de passar a garantia aos seus clientes de que fazer negócios com você é a melhor escolha.
Espero sinceramente que depois de tudo o que foi dito até aqui eu tenha te convencido a respeito das inúmeras vantagens de emitir notas fiscais, além de ter ajudado a expandir o seu olhar e conhecimento a respeito desse assunto e que agora você esteja um passo à frente no caminho da regularização do seu negócio.
É de extrema importância manter a sua empresa nos trilhos do sucesso, mas sabe o que é de fato essencial para que esse trem nunca pare? Uma consultoria contábil especializada para você e sua empresa. Por isso, se precisar de ajuda não pense duas vezes antes de entrar em contato com a Essencial Contábil.
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